Payer niveau : Unité 2 niveau 7 démarrage paye $14,53
DESCRIPTION SOMMAIRE DU POSTE :
Sous la direction de la chef d’équipe Master Studio processus gestionnaire/logistique et directeur, aider le directeur du Master Studio en effectuant une variété d’administratif, réceptionniste et tâches de secrétariat dans un environnement au rythme rapide. Fournir une assistance au chef d’équipe Master Studio processus gestionnaire/logistique avec l’embauche et la formation des nouveaux membres du personnel administratif.
FONCTIONS et responsabilités essentielles sont les suivantes :
- Assister Master Studio directeur de la vérification et l’entretien de Google Mail, contacts et calendrier. Coordonner le calendrier, des rendez-vous et des réunions. Effectuer divers projets spéciaux tel qu’assigné.
- Plan de Master Studio département larges manifestations pour un département de 100 personnes. Plan/coordonner et organiser des réunions avec les services alimentaires. Cela inclut la réunion mensuelle de « Venture » département du directeur. Plan de la réunion et présenter une proposition au directeur pour confirmation. Cette position coordonnera Venture, y compris le service mises à jour, nourriture, jeux, conférenciers et multimédia.
- Aider le chef de l’équipe de logistique avec l’embauche et la formation des nouveaux membres du personnel administratif. Concevoir et mener des formations intermédiaires avancés sur Microsoft Word, Excel, Google, Publisher et PowerPoint pour les adjoints administratifs de l’équipe de la logistique et les autres membres de l’équipe logistique au besoin. Est responsable de maintenir ces compétences à jour, comme les nouvelles technologies sont développées.
- Servir de liaison entre le Master Studio directeur et le personnel pour la communication et la coordination des initiatives de consolidation. Créer des plans de suivi des initiatives de consolidation.
- Faire des arrangements pour Master Studio directeur (nationaux et internationaux, y compris les demandes de visa) voyage et constituer une documentation de déplacements internes et externes nécessaires pour la gestion des risques.
- Assister à des réunions tenues par Master Studio directeur et chef d’équipe logistique. Prendre des notes au mensuel Master Studio Leadership Team et autres réunions confidentielles du directeur selon les besoins. Prendre et de transcrire la dictée, y compris des documents de nature confidentielle ; préparer et tapez une variété de correspondance, agendas, mémoires, rapports, minutes et autres matériaux ; enregistrer et retranscrire les minutes d’une variété de séances.
- Documents d’examen et de la preuve, documents et formulaires pour la précision, l’exhaustivité et la conformité aux règles et réglementations applicables. Fournir une assistance pour MPD, impression, marquage et/ou l’envoi.
- Partenaires Accueil Master Studio, donateurs & VIP et coordination logistique lorsqu’ils visitent le Master Studio.
COMPÉTENCES connaissances et capacités :
- Fonction avancée de gestion des applications Microsoft Office afin d’inclure les Word, Excel, Outlook, PowerPoint et Publisher ; et les applications de Google d’inscrire Mail, calendrier, lecteur, Docs etc.
- Tapez net / mn par copie claire 65 Mots
- Gérer la pression des échéances, des projets et des personnalités multiples
- Train & coach personnel AA
ÉTUDES et expérience :
N’importe quelle combinaison équivalent à un baccalauréat en administration des affaires ou une communication domaine lié. Formation avancée dans Microsoft Office — formation technique officielle de Microsoft Office est préférée. Au moins un an d’expérience en gestion de bureau ou des postes de secrétariat.
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