Payer niveau : Unité 2 niveau 7 14,53 $/ hr.
DESCRIPTION SOMMAIRE DU POSTE :
Assurera un soutien administratif au directeur du développement. Soulager le directeur des tâches administratives chronophages, interface avec le personnel du bureau et servir de point d’ancrage lors de leur déplacement.
Fonctions et responsabilités essentielles sont les suivantes :
- Gérer le courrier électronique, courrier, calendrier, correspondance et dépôt au nom du directeur.
- Planifier et préparation de la réunion et minutes, tant internes qu’externes.
- L’interface étroitement avec tout le personnel, d’inclure traitant de la distribution et de la coordination des informations nécessaires par d’autres en développement.
- Faire des arrangements de voyage, y compris les réservations d’hôtel et de voiture.
- Comptes de charges clairs et suivi/payer les factures pour le directeur.
- Horaire pour la formation continue à aiguiser le perfectionnement et mise à jour d’ordinateur et les compétences de l’office.
- Gérer le système d’e-mailing pour courriels de masse et créer/gérer des rapports de programmes internes de développement.
QUALITÉS :
Pour effectuer cette tâche avec succès, un individu doit pouvoir effectuer chaque devoir essentiel de façon satisfaisante. Les exigences énumérées ci-dessous représentent les connaissances, compétences et capacité requise.
CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES :
- Vocabulaire, grammaire, orthographe, ponctuation et usage de l’anglais correct
- Compétences en communication orale et écrite
- Objectifs, fonctionnement, politiques et organisation du ministère
- Relations interpersonnelles à l’aide de tact, de patience et de courtoisie
- Principes et pratiques de l’administration, de supervision et de formation
- Opération avancée des ordinateurs personnels, y compris le traitement de texte
- Feuilles de calcul et gestion de base de données
- Montage et vérification des compétences
- OMP 50-60
- Microsoft Office
- Connaissance pratique de Google Apps et fonctions (messagerie, disque, docs, feuilles, calendrier)
- Communiquer efficacement oralement et par écrit
- Démontrer la compétence de haut avec Google Apps et basés sur Windows de logiciels et la capacité d’apprendre les logiciels entreprise
- Analyser les situations avec précision et établir un plan efficace d’action
- Planifier et organiser le travail
- Montre un haut degré d’intégrité lorsqu’il s’agit d’informations confidentielles et sensibles
- Capacité à travailler de façon autonome et preuve de discernement pour anticiper et agir sur les besoins de l’administration et de leurs ministères respectifs
ÉTUDES et expérience :
Deux ans en administration des affaires ou une communication associés domaine et au moins trois ans d’expérience dans le poste d’adjointe exécutive ou administrative. Ou combinaison équivalente d’études et d’expérience. Expérience de ministère à but non lucratif est un plus.
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