Payer niveau : Unité 2 niveau 7 14,53 $
RÉSUMÉ :
Comme un adjoint exécutif au bureau de projet du directeur de Film Jésus, ministère de ce poste a un impact global. Le rôle principal est d’aider à maximiser le temps de bureau de la directrice. Cela va inclure sans s’y limiter à : horaire quotidien, gestion des appels téléphoniques, correspondance de manutention et en coordonnant les voyages intérieurs ou internationaux.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS :
Pour ce poste :
- Assurer la liaison entre le directeur exécutif, COO, chef d’état-major, l’équipe de direction, équipe de direction, personnel, donateurs et autres ministères à l’intérieur Cru et d’autres organisations.
- Maintenir calendrier d’entreprise ainsi que l’annexe et organiser une variété de conférences et de réunions pour le Bureau du directeur.
- Courriel, courrier, appels téléphoniques et les visiteurs de l’écran et renvoyer les questions par ordre de priorité ou répondre de façon indépendante lorsque cela est possible.
- Gardez le directeur au courant de tous les renseignements pertinents tels que calendriers, parlant des chances, personnel priorités questions et besoins de la piste et fournir un suivi.
- Préparer, tapez, distribuer et maintenir des fichiers d’une variété de correspondance, agendas, mémorandum, minutes, contrats et autres documents, y compris ceux de nature confidentielle.
- Planifier, préparer et organiser pour réunions, planification des retraites, sur place et hors conférences du site.
- Organiser des plans de voyage complexe et détaillé avec des itinéraires et compiler des documents pour voyagent les réunions connexes.
- Réconcilie les rapports de carte de crédit professionnelle, fonctionnement des remboursements, le projet de budget du ministère et demandes de financement et conserver les factures et l’achat pour le département.
- Travailler en étroite collaboration avec les autres partenaires et de l’équipe de direction et équipe de direction régulièrement.
- S’assurer que le coin bureau de la directrice est propre, présentable et de ressources suffisantes.
- Créer et gérer des réunions du groupe Executive Team Admin pour créer la communauté et les meilleures pratiques de formation pour 9 personnes.
- Créer et mettre à jour de la Croix du ministère unifié Assistante formation et utiliser comme demandé pour les nouveaux assistants administratifs Location
CONNAISSANCES, aptitudes et capacités :
- Organisation du ministère, les opérations, les politiques et les objectifs.
- Fonctions avancées et techniques de traitement de texte et d’autres logiciels liés à office.
- Usage de l’anglais correct, grammaire, orthographe, ponctuation et vocabulaire.
- Compétences fortes de communication orale et écrite.
- Tenue de dossiers techniques.
- Effectuer des travaux administratif et de secrétariat complexes avec rapidité et précision.
- Pour interagir avec les donateurs et les dirigeants de haut niveau.
- Analyser les situations et adopter un plan efficace d’action.
- Établir et maintenir des relations de travail coopératif et efficace avec les autres.
- Répondre à horaires et délais.
- Organiser et suivre à travers avec des projets.
- Tapez net / mn par copie claire 60 wpm.
- Utiliser l’ordinateur pour exécuter des fonctions de traitement de texte de niveau avancé dont la mise en forme complexe de documents.
- Tenir des registres et de fournir des renseignements dans les délais requis.
- Maintenir un niveau élevé de confidentialité.
- Travailler sous pression et s’adapter aux changements constants.
D’autres fonctions (Non essentiel) :
- Aider dans la gestion des crises pour le Bureau du directeur – collecte de renseignements et de collaborer avec Gestionnaire de crise pour fournir des informations correctes.
- Poignée initial il / questions techniques au sein de la directrice du Cabinet et maintenir tous les besoins techniques pour la salle de conférence du directeur.
- Aider les femme du directeur général dans son rôle avec le développement.
- Supervise les Allocations et autres grande annexe administrative pour des besoins tels que les minutes de réunion et de la restauration.
ÉTUDES et expérience :
Baccalauréat préféré au moins trois ans d’expérience. Une combinaison équivalente à : deux ans de niveau collégial travaillent Secrétariat ou gestion de bureau et cinq ans d’expérience en secrétariat ou seraient considéré comme postes de direction du Bureau des responsabilités croissantes.
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