Payer niveau : U2, L7 départ paye 13,87 $/ h min
RÉSUMÉ
Dans le cadre de la direction générale de la directrice de Studio Master, effectuer divers administratif, réceptionniste et tâches de secrétariat dans un environnement au rythme rapide. Demanderesse doit être minutieux et capable de travailler sous pression avec des contraintes de temps. Travail implique parfois des changements instantanés aux horaires et aux priorités de travail. En de rares occasions, il peut y avoir besoin de travailler en dehors des heures normales de 08:00 à 17:00, mais ce n’est pas typique. Aider avec correspondance ; plan/coordonner et organiser des réunions avec les services alimentaires, coordonner le calendrier et effectuer divers projets spéciaux tel qu’assigné.
RESPONSABILITÉS ET FONCTIONS ESSENTIELLES
- Gestion des tâches administratives telles que les arrangements de voyage (nationaux et internationaux, y compris les demandes de visa) ; variété de fonctions de Secrétaire ; Calendar, calendrier, calendrier de planification d’événements et d’accomplir des projets spéciaux et des fonctions connexes confiées.
- Exercer des fonctions Secrétariat et de bureau comme assigné, aider avec une variété de fonctions de travail de bureau et de secrétariat, y compris le nettoyage de fichiers, organisation, préparation de correspondance nationale et internationale via e-mail, fax et téléphone ; Impression/copie/numérisation et préparer des mémoires, rapports, contrats et autres documents. Établir et maintenir le système de dépôt.
- Travailler avec la base de données WESS et préparer des rapports à l’aide de requêtes et/ou exigences en matière de recherche.
- Documents d’examen et de la preuve, documents et formulaires pour la précision, l’exhaustivité et la conformité aux règles et réglementations applicables.
- Recevoir et fournir une orientation aux visiteurs du département et la Postproduction, rendez-vous du calendrier, visiteurs de l’écran et appels téléphoniques et désigner les membres du personnel concerné.
- Diffuser des informations et horaires pour le personnel nécessaire pour assurer une coordination efficace du ministère ou des fonctions du programme.
- Prendre et de transcrire la dictée, y compris des documents de nature confidentielle ; préparer et tapez une variété de correspondance, agendas, mémoires, rapports, minutes et autres matériaux ; enregistrer et retranscrire les minutes d’une variété de séances.
- Organiser et planifier une variété de conférences et de réunions. Coordonner les réunions, salles de conférence annexe ainsi que de commander/ramasser des collations/repas selon les besoins.
- Vérifier et maintenir les e-mails, contacts et calendrier Outlook pour Master Studio directeur.
- Collecter et compiler les données à inclure dans les rapports spéciaux et périodiques ; réviser les annexes, si nécessaire ; utiliser des systèmes informatiques afin de préparer des rapports, correspondance, formulaires, graphiques ou enregistrements lorsqu’ils sont assignés.
- Protéger les renseignements confidentiels et de fournir des renseignements conformément aux politiques et procédures internes.
- Demandera peut-être de fournir une assistance pour MPD, impression, marquage et/ou l’envoi.
QUALITÉS :
- Fonction avancée de gestion des applications Microsoft Office inclut Word, Excel, PowerPoint, Publisher, VISIO et accès mais aussi de se familiariser avec la base de données WESS et facturation.
- Tapez nets / mn par copie claire 65 mots.
ÉTUDES ET EXPÉRIENCE
Travailler de n’importe quelle combinaison équivalente aux cours de niveau collégial en administration des affaires ou une transmission connexe champ et au moins un an d’expérience dans un bureau gestion ou le poste de Secrétaire ; une volonté d’apprendre les aspects techniques du poste.
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