Payer niveau : Unité 2 niveau 7 14,53 $
Résumé :
Sous la direction du responsable administratif et stratégie de domaine « FST » du maître d’oeuvre, planifier et réaliser une grande variété de tâches administratives travaillant pour jusqu'à cinq entraîneurs géographiques « Geo entraîneurs ». Effectuer des tâches complexes dans un champ établi dans un environnement au rythme rapide dans des conditions souvent changeantes. Surveillance a reçu se compose d’une formation approfondie et continue que nous fournissons, affectation du problème et la discussion de sa nature.
Fonctions et responsabilités essentielles sont les suivantes.
- Servir de l’adjointe Administrative jusqu'à cinq entraîneurs géographique en FST, déchargeant des diverses fonctions administratives et techniques ; aider les autres comme il est indiqué ; assurer annexes et des lignes du temps sont satisfaites/suivies ; participer activement en tant que membre de l’équipe Administrative de TVF.
- Apprendre les bases de données internes et développer la capacité à fournir des rapports, suivi et information requise. Gérer le financement et le processus de « SPQ » (Questionnaire de planification de stratégie) et tous les devoirs avec précision et selon calendrier. Piste de financement données, etc., dans Excel.
- Composer et gérer des communications internationales et nationales par e-mail, fax et téléphone ou en personne où jugement, les connaissances et l’application des politiques peuvent être nécessaires au nom de l’entraîneur de Geo et la liaison de communication pour vos domaines.
- Gérer la préparation du voyage y compris les arrangements de voyage (nationale et internationale, y compris les demandes de visa), présentations (PowerPoint), impression de documents, préparation des clés USB et après suivi de voyage. Maintenir l’inventaire des matériaux et produits selon les besoins.
- Gérer tous les aspects de la planification, y compris la préparation, de notification et d’exécution d’une variété de rencontres et de conférences, etc., réserver des salles de conférence et des équipements nécessaires ainsi que de fournir des repas, etc., comme l’exige.
- Participer aux réunions et comités tel qu’attribué ; prendre des notes, le cas échéant, y compris une gestion correcte des documents de nature confidentielle ; préparer et distribuer aux assignés personnel. une variété de correspondance, agendas, mémoires, rapports, notes et autres matériaux de type
- Aider avec le processus budgétaire annuel, entrez les données budgétaires, maintenir les équilibres budgétaires et contrôler les dépenses des fonds ; opérations d’examen et suivi des écarts. Traiter les remboursements et les demandes de vérifications du vendeur selon les besoins.
- Faciliter les accords de licence conformément à la stratégie.
- Maintenir le système de production intégré en conjonction avec le protocole JFP pour tous les fichiers de courrier électronique, les fichiers électroniques stockés sur les ordinateurs, et tous les dossiers papier, médias, archives, etc..
CONNAISSANCES, compétences et capacité :
- Fonctions avancées et techniques des applications Microsoft Office, notamment Word, Excel et autre bureaux associés logiciels, programmes et applications.
- Compétences excellente communication orale et écrite, aptitudes à la communication téléphonique, ainsi que des compétences linguistiques et d’édition, à l’aide de vocabulaire, grammaire, orthographe, ponctuation et usage de l’anglais correct.
- Être bien organisé et capable de mener plusieurs tâches et prendre des décisions au nom de l’entraîneur Geo lorsqu’il n’est pas disponible, servant de liaison pour les entraîneurs de Geo à tout le personnel américain International, ainsi que partenaires, autres dirigeants du ministère et le général public.
- Tapez nets / mn par copie claire 60 mots.
ÉTUDES et expérience
N’importe quelle combinaison équivalente aux cours de niveau collégial 2-3 ans de travail en administration des affaires et domaine connexe et au moins 3-5 ans d’expérience dans un bureau de la gestion ou à des postes administratifs de responsabilité croissante, notamment niveau avancé applications informatiques et volonté d’apprendre les aspects techniques du poste.
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