Payer niveau : Unité 2 niveau 7 14,53 $/ hr.
DESCRIPTION SOMMAIRE DU POSTE :
Sous la direction générale de la gestionnaire de projet de partenariats mondiaux, planifier et réaliser une grande variété de tâches administratives et résoudre des problèmes complexes dans un champ établi dans un environnement au rythme rapide dans des conditions souvent changeantes.
Fonctions et responsabilités essentielles sont les suivantes.
- Rapport directement à du partenariat mondial Project Manager pour les priorités, les projets en cours et autres affectations qui ont trait aux délais
- Aider avec la planification, y compris la préparation, de notification et de coordination de diverses réunions, conférences et événements
- Participer aux réunions et comités tel qu’attribué ; prendre des notes au besoin ; composer et gérer correctement une variété de correspondance, agendas, mémoires, rapports, notes et autres documents (y compris les documents imprimés) à l’avance
- Maintenir le système de production intégrée en conjonction avec le protocole JFP pour tous les fichiers de courrier électronique, les fichiers électroniques stockés sur les ordinateurs, et tous les dossiers papier, médias, archives, etc..
- Confirmer, entrer et mettre à jour les renseignements touristiques (nationaux et internationaux, y compris les demandes de visa) et aider à la préparation du voyage pour directeur des partenariats mondiaux y compris les présentations, impression de documents, Telechargement de documents vers des périphériques de stockage et post voyage suivi
- Recueillir, d’importation et de mise à jour de système de gestion relation client partenariat mondial (Salesforce) avec les informations de contact partenaire actuel et ou activité
- Soldes des comptes financiers de maintenir et surveiller les dépenses de fonds sur une base mensuelle ou selon la demande. Fournir des rapports clairs et organisés
- Fournir des renseignements conformément aux politiques et procédures de protection de confidentialité internes
- Apprendre à interpréter, appliquer et expliquer les règles, règlements, politiques et procédures
CONNAISSANCES, aptitudes et capacités :
- Équipements, procédés et pratiques de bureau moderne
- Vocabulaire, grammaire, orthographe, ponctuation et usage de l’anglais correct
- Compétences en communication orale et écrite
- Relations interpersonnelles à l’aide de tact, de patience et de courtoisie
- Principes et pratiques de l’administration et de la formation
- Opération intermédiaire ordinateur personnel, y compris le traitement de texte, tableur et gestion de base de données
- Planifier et organiser le travail, déterminante priorité de plusieurs projets à la fois
- Réaliser une grande variété de fonctions administratives et de secrétariat complexes avec un degré élevé de rapidité et de précision
- Tapez à 60 mots nets / mn par copie
- Établir et maintenir l’attitude positive, des relations de travail coopératif et efficace avec les autres à l’interne et à l’extérieur du ministère
- Gérer le temps efficacement en étant rapide et fiable au cours des heures normales de bureau et en étant pro-activement préparé pour les réunions
ÉTUDES et expérience :
N’importe quelle combinaison équivalente aux cours de niveau collégial 2-3 ans de travail en administration des affaires et domaine connexe et au moins trois à cinq ans d’expérience dans un bureau de la gestion ou des postes administratifs de responsabilité croissante, notamment niveau avancé applications informatiques et volonté d’apprendre les aspects techniques du poste.
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