Payer niveau : Unité 2 niveau 7 14,53 $/ hr.
RÉSUMÉ :
Sous la direction générale d’un surveillant assigné, réaliser une grande variété de fonctions complexes d’administratives, administratives, frappe et du Secrétariat. Titulaires dans la classe III Assistant administratif des fonctions complexes pour les administrateurs de niveau supérieur impliquant de grands ministères ou hautement visibles et plus larges de fonctions administratives.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS :
- Servir comme adjointe Administrative au directeur de Jesus Film Mission voyages, soulageant le directeur (et autre département leadership comme dirigé) d’une variété de tâches techniques et administratives.
- Suivre et gérer le directeur et les calendriers du département organisation et planification d’une variété d’événements et de la réunion : y compris réservant et préparation des salles de réunion et l’organisation de restauration si nécessaire.
- Préparer et tapez une variété de correspondance, agendas, mémos, rapports, notes de réunion et des matériaux, y compris des documents de nature confidentielle.
- Remplir et suivre les diverses tâches de saisie de données ; approuver l’accord sur les ADPIC est la base de données, envoyer des rapports de voyage et gérer le bureau et budget d’alimentation de la réunion.
- Assigner et réorganiser les espaces de bureau selon les besoins pour les employés du ministère et les nouveaux employés, comprend les soumettant le TI montage formes, acquérir du matériel de bureau et mise en place d’espace sur le bureau.
- Faciliter une ambiance d’équipe en organisant des fêtes, des événements spéciaux et les jalons de l’équipe/individuel.
- Représenter le département et en répondant aux questions des autres membres du personnel et de saluer les invités du ministère.
- Préparer et éditer la correspondance, des documents et des présentations représenter convenablement les projets et les objectifs du ministère à d’autres ministères et organismes.
- Rappeler aux responsables des politiques de l’équipe au besoin pour aider l’équipe avec des fonctions de jour en jour.
- Assister aux réunions et comités comme cédés ou demandés ; offre entrée, prendre des notes au besoin et composer et gérer correctement les lettres, ordres du jour, rapports et autres documents à l’avance comme demandé.
- Processus de diverses formes de déplacement et frais, tels que les demandes de visa, SOS voyage couverture et besoins d’avance de trésorerie pour voyage pas aux missions.
CONNAISSANCES, aptitudes et capacités :
- Équipements, procédures et pratiques des bureaux modernes.
- Usage de l’anglais correct, grammaire, orthographe, ponctuation et vocabulaire.
- Fonctionnement avancé ordinateur personnel, y compris le traitement de texte, de tableurs et de gestion de base de données.
- Apprendre, appliquer et expliquer les politiques, procédures, règles et règlements.
- Tapez nets / mn par copie claire 60 mots.
- Travailler de façon autonome avec peu de supervision ou de direction.
ÉTUDES et expérience :
N’importe quelle combinaison équivalente à : deux ans de niveau collégial travaillent dans la gestion de bureau et cinq ans d’expérience en secrétariat ou des postes de direction du Bureau des responsabilités croissantes.
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