Payer niveau : Unité 2 niveau 7, 14,53 $ min.
RÉSUMÉ :
Sous la direction du directeur des Services de construction, exécute une variété de fonctions de Secrétaire soutenant le directeur de Services de bâtiment, qui comprend l’entretien, le bureau Services et le personnel d’entretien. Effectue diverses responsabilités générales ouvrier à l’occasion et coordonnées assignée des activités du bureau. Administre, gère et forme les membres du personnel avec les programmes de gestion de bâtiment Services actifs.
CONNAISSANCES, aptitudes et capacités :
- Opération de base en informatique.
- Organisation, des politiques et des règles d’affectation ou de programme.
- Équipements, procédures et pratiques des bureaux modernes.
- Tenue de dossiers techniques.
- Usage de l’anglais correct, grammaire, orthographe, ponctuation et vocabulaire.
- Apprendre et communiquer les objectifs, activités, politiques et organisation du ministère.
- Tâches de secrétariat et de bureau de difficulté moyenne avec rapidité et précision.
- Tapez à 55 mots par minute.
- Répondre à horaires et délais.
- Planifier et organiser le travail.
- Former et orienter le travail aux autres.
- Tenir des dossiers et préparer des rapports.
- Travailler confidentiellement avec discrétion.
- Outils standards et matériaux utilisés dans le cadre de l’entretien courant.
- Précautions de règlements, de santé et de sécurité incendie applicables.
FONCTIONS et responsabilités essentielles sont les suivantes :
(autres fonctions peuvent être assignées)
- Effectue des tâches de secrétariat et de bureau pour le directeur des Services de l’immeuble affectées aidant avec diverses fonctions de bureau et de secrétariat.
- Administre et supervise l’entretien et la formation aux membres du personnel en ce qui concerne le programme de gestion Construction Services actifs (logiciel de bon de travail).
- Aider avec des changements mineurs au bâtiment Services Asset Management programme logiciel.
- Organiser et planifie des réunions ; établir et maintenir des systèmes de classement.
- Répond aux demandes courantes de renseignements en personne ou en enfermant des matériaux ou en envoyant des lettres types.
- Composer la correspondance ; déclarer l’information à travers une variété d’options telles que SMS, en envoyant un courriel, en personne ou par téléphone où le jugement, de connaissance et d’interprétation des politiques peuvent être nécessaires.
- Identifier et saisir le directeur, plomb ou membre du personnel par ordre de priorité.
- Diffuser les ordres de travail par ordre de priorité aux Services de bâtiment et bureau, personnel de ménage et faire le dos chargé nécessaire aux différents ministères.
- Reçoit/écrans des visiteurs et des appels téléphoniques entrants et répartit le personnel directeur, de plomb ou d’entretien nécessaires ainsi que d’informer les autres membres du personnel en situation de crise
- Diffuser des informations et horaires pour le personnel nécessaire pour assurer une coordination efficace du ministère ou des fonctions du programme.
- Maintenir le système interministériel de facturation requis ; préparer et envoyer des instructions aux participants ; consulter les comptes et de suivi des écarts ; implement a établi des procédures pour garantir les paiements sont faits en temps opportun.
- Mentions d’aide pour l’achat de pièces, des fournitures et des accessoires sur ouvrir des comptes au besoin selon les procédures établies.
CAPACITÉ À :
- Communiquer efficacement oralement et par écrit.
- Comprendre et suivre les indications orales et écrites.
- Rester souple et s’adapter aux différents changements inattendus et a besoin de personnel.
- Les ordres travail multitâche, hiérarchiser et planifier.
- Interagir professionnellement avec la direction supérieure et VIP invités.
- Effectuer des réparations d’entretien simple, y compris le fonctionnement d’outils à main.
- Ajouter, soustraire, multiplier et diviser rapidement et avec précision.
- Analyser les situations et adopter un plan efficace d’action.
- Répondre à horaires et délais.
- Travailler de façon autonome avec peu de directives.
- Travailler en collaboration avec d’autres personnes dans un environnement d’équipe.
- L’employé doit parfois soulever jusqu'à 50 livres et parfois se déplacer jusqu'à 50 livres.
ÉTUDES et expérience :
N’importe quelle combinaison équivalente à : obtention du diplôme d’études secondaires, y compris ou complétés par des cours de qualifications de secrétariat et deux ans d’expérience de travail de bureau Secrétariat ou général. Diplôme d’études secondaires plus d’un an de maintenance responsable.
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