Payer niveau : min de 12,75 $/ hr.
RÉSUMÉ :
Sous la direction du surveillant assigné, exécutent une variété de tâches de secrétariat et de bureau à l’appui d’une fonction de travail général de bureau.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS :
- Travaille en collaboration avec tous les membres de l’équipe à soutenir la réalisation des activités de plan de travail conçu pour atteindre les objectifs définis et objectifs ;
● Fonctionne des équipements de bureau tels que des ordinateurs, télécopieurs, photocopieurs, systèmes de messagerie de messagerie vocale et ordinateur numérisation équipement pour compléter les tâches du ministère ;
● Remplit des fonctions cléricales, comme préparation de correspondance, recevoir des visiteurs, organiser des conférences téléphoniques et réunions pour l’ou les gérants ou désignée ;
● Coordonnées et organise des réunions et conférences, y compris des réunions de réservations de lieux de rendez-vous, exigences en matière de restauration, met en place la salle avec équipement audiovisuel et des tableaux à feuilles mobiles et tend à d’autres exigences de réunions ;
● Termine la correspondance interne et externe, documents juridiques, lettres types et autres documents et les distribue selon les directives ;
● Prépare les ordres du jour, comptes rendus et distribue les procès-verbaux et tient à jour des fichiers organisés de même ;
● Organise des voyages du personnel, notamment en prenant des chambres d’hôtel, réservations de transports terrestres et aériens.
AUTRES FONCTIONS :
- Coordonner la duplication et la distribution d’une variété de matériaux.
● Recevoir, ouvrir et distribuer le courrier.
● Fonctions connexes ou des projets spéciaux comme assignés
QUALITÉS :
- Pour effectuer cette tâche avec succès, un individu doit pouvoir effectuer chaque devoir essentiel de façon satisfaisante.
- Les exigences énumérées ci-dessous représentent les connaissances, compétences et capacité requise. Accommodements raisonnables peuvent être faites pour permettre aux personnes ayant une déficience exécuter les fonctions essentielles.
CONNAISSANCES, aptitudes et capacités :
- Bureaux modernes pratiques, procédures et équipements ;
Techniques d’archivage ● ;
● Ministère et département organisation, politiques et objectifs ;
Compétences en communication orale et écrite ● ;
Connaissance intermédiaire ● de Microsoft Office (traitement de texte, publication assistée par ordinateur)
● Effectuer des travaux de secrétariat et de bureau de difficulté moyenne avec rapidité et précision ;
● Type à 45 mots nets / mn par copie ;
● Travailler en collaboration avec les autres ;
Horaires de rencontrer ● et les délais ;
● Planifier et organiser le travail ;
● Tenir des dossiers et préparer des rapports simples ;
● Travailler confidentiellement avec discrétion.
ÉTUDES et expérience :
N’importe quelle combinaison équivalente à : obtention du diplôme d’études secondaires, y compris ou complétée par des cours dans des qualifications de secrétariat avec un minimum de deux ans d’expérience de secrétariat ou une combinaison équivalente d’études et d’expérience.
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