Payer niveau : UN 3/9, négociable
RÉSUMÉ :
Sous la direction de la directrice de l’équipe produit, planifier, exécuter et suivre une grande variété de gestion de projet et des tâches administratives liées à l’engagement numérique dans les propriétés du Cru. Travaillent étroitement avec le produit conduit à s’assurer que le champ d’application et direction de chaque projet d’engagement est sur le calendrier, mais aussi les autres ministères de soutien.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS :
- Coordonner et suivre avec les équipes de projet, tel qu’assigné par le directeur de produit, de créer des voies pour l’engagement dans les propriétés numériques du Cru (en particulier Cru.org, StaffWeb). Ces responsabilités de gestion de projet comprendra :
- Consultations avec le directeur d’identifier clairement les buts et les objectifs pour chaque projet d’engagement et de la commercialisation
- Identifier et mobiliser les ressources nécessaires
- Faciliter les rencontres et discussions liées à des projets spécifiques
- Surveiller les résultats et présenter des rapports périodiques au directeur sur l’efficacité globale
- Moniteurs pour les équipe incidents entrant et les tâches d’un projet dans des outils tels que les asanas et Basecamp ; aide à définir les priorités de l’équipe, drapeaux des questions urgentes aux membres de l’équipe pour le suivi immédiat vers le haut
- Assiste le directeur et les chefs d’équipe avec la planification des délais pour l’équipe
- Mises à jour projet priorisation des feuilles de calcul pour les intervenants
- Assister aux réunions de groupe d’Engagement numérique et être la liaison avec d’autres équipes produits numériques et Services de suivre et documenter les processus du projet.
- Assurer la liaison de communication au nom du directeur avec les fournisseurs, organiser des réunions, mise en place la visiophonie, gestion des budgets, des factures et des contrats.
- Diffuser des informations et horaires pour le personnel nécessaire pour assurer une coordination efficace du ministère ou des fonctions du programme ; fournir des renseignements en conformité avec les politiques internes et les procédures de protection de la confidentialité.
- Servir de l’adjointe Administrative au Directeur produit, aider avec une variété de tâches techniques et administratives ; aider les chefs d’équipe selon les directives.
- Assister Directeur produit à trier et à répondre aux courriels.
- Consultations avec le directeur d’identifier clairement les buts et les objectifs pour chaque projet d’engagement et de la commercialisation
- Identifier et mobiliser les ressources nécessaires
- Faciliter les rencontres et discussions liées à des projets spécifiques
- Surveiller les résultats et présenter des rapports périodiques au directeur sur l’efficacité globale
- Moniteurs pour les équipe incidents entrant et les tâches d’un projet dans des outils tels que les asanas et Basecamp ; aide à définir les priorités de l’équipe, drapeaux des questions urgentes aux membres de l’équipe pour le suivi immédiat vers le haut
- Assiste le directeur et les chefs d’équipe avec la planification des délais pour l’équipe
- Mises à jour projet priorisation des feuilles de calcul pour les intervenants
- Participer aux réunions et comités tel qu’attribué ; prendre des notes, le cas échéant, y compris une gestion correcte des documents de nature confidentielle ;
- Gérez tous les aspects de la planification, y compris la préparation, de notification et d’exécution d’une variété de conférences et de réunions.
- Gérer la préparation du voyage et le suivi y compris les arrangements de voyage (nationales et internationales, y compris les demandes de visa) et matériel de présentation.
- Maintenir les équilibres budgétaires ; exécuter et contrôler les dépenses des fonds, y compris les remboursements. Maintenir le système de production intégré pour tous les fichiers de courrier électronique, les fichiers électroniques stockés sur les ordinateurs, et tous les dossiers papier, médias, archives, etc..
QUALITÉS :
Pour effectuer cette tâche avec succès, un individu doit pouvoir effectuer chaque devoir essentiel de façon satisfaisante. Les exigences énumérées ci-dessous représentent les connaissances, compétences et capacité requise. Accommodements raisonnables peuvent être faites pour permettre aux personnes ayant une déficience exécuter les fonctions essentielles.
CAPACITÉ À :
- Démontrer les capacités et les compétences dans le domaine de la gestion de projet et mise en œuvre.
- Être bien organisé et démontrer la capacité à mener plusieurs tâches
- Prendre des décisions au nom du directeur lorsqu’il n’est pas disponible.
- Travailler de façon autonome et preuve de discernement et arrêt en position et d’agir et anticiper les besoins du directeur. Cette position exige un haut degré d’intégrité, car ils travaillent souvent avec des informations confidentielles et sensibles.
- Être capable de travailler sous pression avec des contraintes de temps/délais et souci du détail.
- Gérer les changements instantanés pour les priorités et les calendriers de l’emploi et de travailler avec diplomatie et démontrer de bonnes relations interpersonnelles.
- Démontrer la compréhension et l’engagement envers la mission et le but du Cru.
CONNAISSANCE DE :
- Principes de gestion de projet et techniques.
- Une connaissance approfondie et la compréhension des opérations et procédures du ministère.
- Fonctions avancées et techniques d’applications de type Microsoft Office incluant Word, Excel et autre bureaux associés des logiciels tels que PowerPoint et Publisher. En outre, doit être compétent dans la suite d’outils de Google.
- Compétences de l’excellente communication orale et écrite, téléphone et techniques de communication, ainsi que des compétences linguistiques et d’édition.
ÉTUDES et expérience :
N’importe quelle combinaison équivalente aux cours de niveau collégial 2-3 ans de travail en administration des affaires et domaine connexe et au moins 3-5 ans d’expérience dans un bureau de la gestion ou à des postes administratifs de responsabilité croissante, y compris ordinateur de niveau avancé applications et volonté d’apprendre les aspects techniques du poste.
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